Vorerkrankungsanfrage
Arbeitgeber benötigen zur Beurteilung des Anspruchs oder der Dauer der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall Informationen darüber, ob und wie lange der betreffende Arbeitnehmer schon wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig war. Solche Vorerkrankungen werden unter Umständen auf die Höchstdauer der Entgeltfortzahlung von sechs Wochen angerechnet (§ 3 Absatz 1 EFZG). Eine Anfrage, ob Vorerkrankungszeiten möglicherweise zu einer Einschränkung der Leistungspflicht bei der Entgeltfortzahlung führen, ist nur dann sinnvoll, wenn die Voraussetzungen vermutlich gegeben sind. Automatische Abfragen bei jeder AU-Meldung würden das System unnötig belasten. Daher wurden die Kriterien für zulässige Vorerkrankungsabfragen nun verschärft. Vorerkrankungsanfragen dürfen nur für gesetzlich Krankenversicherte erfolgen, wenn
- für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit ein Nachweis vorliegt,
- für den Zeitraum von sechs Monaten vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit mindestens eine Bescheinigung über eine potenzielle Vorerkrankung beim Arbeitgeber vorliegt und
- die gesamten Zeiten der anzufragenden Arbeitsunfähigkeiten einschließlich der aktuellen zum Zeitpunkt der Anfrage mindestens 30 Tage umfassen.
Steht für die aktuelle AU-Meldung noch kein Enddatum fest, ist zur Prüfung dieser Frist die Arbeitsunfähigkeit mit einer Dauer von einer Woche ab dem Tagesdatum anzusetzen. Die Vorerkrankungsanfragen erfolgen wie bisher mit dem Datenbaustein DBVO und dem Meldegrund „41“. Mit der Rückmeldung der Krankenkasse erfährt der Arbeitgeber, ob für den entsprechenden Zeitraum bei der Krankenkasse eine AU-Meldung vorliegt und für welchen Zeitraum ggf. eine Anrechnung auf die Entgeltfortzahlung zur aktuellen Erkrankung möglich ist.
Beispiel:
Beginn der AU lt. aktueller Bescheinigung: 31.08.2018
Anrechenbare AU: 01.06. – 10.06.2018
Nicht anrechenbare AU: 14.05. – 17.05.2018
Voraussichtliches Ende der aktuellen AU: Kein Ende im System erfasst
Tagesdatum: 03.09.2018
Die aktuelle Fehlzeit wird für die Beurteilung der Anfrage um die Dauer von einer Woche verlängert, also bis zum 09.09.2018. Die Anfrage ist nicht zulässig, da die kumulierten Zeiten der angefragten Arbeitsunfähigkeiten (10 Tage + 4 Tage + 10 Tage = 24 Tage) nicht mindestens 30 Tage umfassen.
Mehrfachmeldungen und neuer Meldegrund „99“
Unpraktisch am bisherigen Datenaustausch-Verfahren war, dass der Meldedialog singulär gestaltet war: Auf einen übermittelten Datensatz – einschließlich der Adressierungsdaten – konnten die Sozialversicherungsträger nur einmal antworten. Ab dem Januar 2018 sind nun Mehrfachmeldungen an den Arbeitgeber möglich. Dazu werden die Adressierungsdaten des Arbeitgebers in den Datenbestand des Sozialversicherungsträgers übernommen, sodass zukünftige Übermittlungen an ihn einfacher sind. Dadurch wird jedoch eine Pflege dieses Datenbestandes erforderlich. Zusätzlich zu einer initialen Meldung mit einem ersten Datensatz des Arbeitgebers ist daher ab sofort eine Meldung erforderlich, wenn sich übermittlungsrelevante Daten beim Arbeitgeber ändern, z. B. das eingesetzte Entgeltabrechnungssystem (Meldegrund „99“). Diese Meldung ist jedoch nicht bei jeder Änderung erforderlich, sondern nur im Zeitraum laufender Entgeltersatzleistungen für einen Beschäftigten.
Neuerungen beim Mutterschutz
Im Jahr 2017 wurde die Bezugsdauer des Mutterschaftsgeldes (und des entsprechenden Arbeitgeberzuschusses) für Mütter, die ein behindertes Kind geboren haben, auf zwölf Wochen verlängert. Mütter, die diesen Anspruch geltend machen wollen, müssen der Krankenkasse innerhalb der ersten acht Wochen nach der Geburt eine ärztliche Bescheinigung über das Vorliegen einer Behinderung des Kindes vorlegen. Ist dies der Fall, übermittelt die Krankenkasse automatisch eine Meldung darüber an den Arbeitgeber (Datenbaustein DTA EEL – Meldegrund „06“).
Aussteuerung
Bei einem Ende der Entgeltersatzleistung wegen Ablauf der Leistungsdauer übermitteln die Sozialversicherungsträger dem Arbeitgeber den Termin, zu dem der Leistungsanspruch endet (Aussteuerung). Auch diese Mitteilung erfolgt nun automatisch an den Arbeitgeber, und zwar zu dem Zeitpunkt, an dem der Sozialversicherungsträger den Verwaltungsakt gegenüber dem Versicherten mitteilt.
Datenaustausch Entgeltersatzleistung
Wenn Beschäftigte Entgeltersatzleistungen wie Krankengeld oder Mutterschaftsgeld beantragen, benötigen die Leistungsträger vom Arbeitgeber Angaben über das Beschäftigungsverhältnis. Diese Daten werden im Rahmen des „Datenaustausches Entgeltersatzleistungen“ erhoben. Mit Wirkung zum 1. Januar 2018 wurde dieses Verfahren nun in einigen Punkten optimiert.
Der Datenaustausch erfolgt aus zertifizierten Entgeltabrechnungsprogrammen oder mittels maschineller Ausfüllhilfen (sv.net). Über das gleiche Verfahren erhalten die Arbeitgeber auf Antrag Auskunft über Vorerkrankungszeiten des Beschäftigten, die für den Anspruch auf Entgeltfortzahlung wichtig sind.