Steuervorteile bei Firmenwagen
Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Kfz (Firmenwagen) zur privaten Nutzung zur Verfügung, ergibt sich für den Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Der Arbeitgeber hat diesen Vorteil zu ermitteln und die Lohnsteuer dafür einzubehalten. Einzelheiten hierzu erläutert das aktuelle BMF-Schreiben vom 4. April 2018 (IV C 5 – S 2334/18/10001, BStBl. I 2018, 592).
Das BMF-Schreiben fasst sechs inzwischen überholte BMF-Schreiben zusammen, aktualisiert und ergänzt die noch zu berücksichtigenden Regelungen. Neu ist deren Reihenfolge nach alphabethisch geordneten Stichwörtern entsprechend den Lohnsteuer-Hinweisen.
Anlassbezogene Überlassung
Fahrten des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem betrieblichen Kfz führen grundsätzlich zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Dies gilt nicht, wenn ein Arbeitnehmer das Kfz ausschließlich für Tage erhält, an denen er ggf. dienstliche Fahrten von seiner Wohnung aus antreten muss (z. B. im Bereitschaftsdienst am Wochenende).
Laut neuem BMF-Schreiben gilt das auch, wenn eine dienstliche Fahrt an der Wohnung beendet wird (z. B. Fahrt mit einem betrieblichen Kfz zur Wohnung nach einem Einsatz oder nach einer innerbetrieblichen Fortbildungsveranstaltung innerhalb der Woche, um am nächsten Arbeitstag damit in den Betrieb zu fahren). In diesen Fällen hat der Arbeitgeber keinen geldwerten Vorteil zu erfassen.
Fahrzeugpool
Stellt der Arbeitgeber mehreren Arbeitnehmern in einem Fahrzeugpool verschiedene Kfz für die private Nutzung zur Verfügung, so hat er den pauschalen Nutzungswert für die Privatfahrten mit einem Prozent der Listenpreise aller Kfz zu ermitteln und die Summe entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen. Dies gilt auch für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (0,03 Prozent). Dieser Grundsatz ist nach der neuen Regelung auch dann anzuwenden, wenn es in einem Fahrzeugpool mehr Firmenwagen als nutzungsberechtigte Arbeitnehmer gibt.
Beispiel:
Ermittlung der Privatnutzung bei Fahrzeugpool
Sachverhalt 1:
Sechs Arbeitnehmern stehen in einem Fahrzeugpool insgesamt fünf Fahrzeuge zur Verfügung, die auch privat genutzt werden dürfen. Die fünf Fahrzeuge haben Listenpreise von 22.000, 23.000, 25.000, 30.000 und 35.000 EUR (Summe: 135.000 EUR).
Beurteilung: Auf jeden Nutzungsberechtigten entfällt ein Nutzungswert von 22.500 EUR (135.000 EUR : 6 Arbeitnehmer).
Folglich ist bei jedem der sechs Arbeitnehmer für die monatliche Privatnutzung ein geldwerter Vorteil von 22.500 EUR x 1% = 225 EUR pro Monat als Arbeitslohn zu erfassen.
Sachverhalt 2:
Sachverhalt wie zuvor, nur stehen die fünf Fahrzeuge vier Arbeitnehmern zur Verfügung.
Beurteilung: In diesem Fall entfällt auf jeden Arbeitnehmer pro Monat ein geldwerter Vorteil von 33.750 EUR x 1 % = 337,50 EUR als Arbeitslohn (135.000 EUR : 4 Arbeitnehmer = 33.750 EUR).
Nutzungsverzicht statt -verbot
Wird dem Arbeitnehmer ein betriebliches Kfz zur Verfügung gestellt, darf der Arbeitgeber ein Verbot für private Nutzungen aussprechen. In diesem Fall ist kein steuerpflichtiger Nutzungswert anzusetzen, wenn der Finanzverwaltung das Verbot durch entsprechende Unterlagen (z. B. eine arbeitsvertragliche Regelung) nachgewiesen wird.
Nach dem neuen BMF-Schreiben ist auch ein ausdrücklich mit Wirkung für die Zukunft erklärter schriftlicher Verzicht des Arbeitnehmers auf die Nutzung des Kfz für Privatfahrten zulässig, um eine Versteuerung zu vermeiden. Solch ein Verzicht kann in Betracht kommen, wenn aus außersteuerlichen Gründen ein Nutzungsverbot des Arbeitgebers nicht in Betracht kommt, z. B. bei Organen von Kapitalgesellschaften.
Nutzt der Arbeitnehmer das betriebliche Kfz trotz Nutzungsverzichtserklärung privat, liegt keine „unbefugte“ Privatnutzung vor. Folglich ist der geldwerte Vorteil nach der Ein-Prozent-Methode zu ermitteln.
Park and ride, Teilstrecke
Manchmal setzt der Arbeitnehmer ein ihm überlassenes betriebliches Kfz nur für eine Teilstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder Familienheimfahrt ein und legt regelmäßig die andere Teilstrecke mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurück. In diesem Fall ist für die Ermittlung des pauschalen Nutzungswerts (0,03 Prozent) dennoch grundsätzlich die gesamte Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. der Familienheimfahrt zugrunde zu legen.
Bei eindeutigen Vertragsregelungen ist es zulässig, den pauschalen Nutzungswert nur auf Grundlage der Teilstrecke zu ermitteln, die mit dem betrieblichen Kfz tatsächlich zurückgelegt wird.
Im neuen BMF-Schreiben wird nunmehr eindeutig geregelt, dass der Arbeitgeber bzgl. des Teilnutzungsverbots keine besonderen Überwachungspflichten hat. Die Festlegungen für das vom Arbeitgeber ausgesprochene Nutzungsverbot für Privatfahrten gelten entsprechend.
Elektronisches Fahrtenbuch
Bei der Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuchs mit GPS-gestützten Aufzeichnungen war bisher nicht offiziell geregelt, welche Anforderungen für eine ordnungsgemäße und zeitnahe Führung zu beachten sind.
Nach dem neuen BMF-Schreiben haben die Finanzämter jedenfalls dann von einer korrekten Führung auszugehen, wenn der Fahrer zur Unterscheidung der Privatfahrten, Arbeitswegfahrten und Dienstfahrten den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in das elektronische Fahrtenbuch (oder auch ins Webportal) einträgt und wenn die übrigen Fahrten automatisch dem privaten Bereich zugeordnet werden