Ausgestaltung der Rückzahlungsvereinbarung
Nicht alle Fortbildungen können durch eine Rückzahlungsvereinbarung abgesichert werden. Dazu zählen zum Beispiel
- die Berufsausbildung,
- der Bildungsurlaub,
- Betriebsratsschulungen,
- Fortbildungen, die einen gesetzlich vorgeschriebenen Nachweis ermöglichen (z. B. Schweißerzeugnis oder Fahrsicherheitsnachweise).
Fortbildungsvereinbarungen müssen transparent verfasst sein. Dazu zählt vor allem die Aufschlüsselung, wie sich die von Ihnen aufgewendeten Kosten zusammensetzen. Der Mitarbeiter muss anhand der Vereinbarung das finanzielle Rückzahlungsrisiko genau ermitteln können.
Tipp: Schlüsseln Sie die Kosten nach Art und Berechnungsgrundlage genau auf:
- Lehrgangsgebühren,
- Prüfungsgebühren,
- Material- und Sachkosten,
- Unterbringungskosten,
- Reisekosten,
- Lohnkosten für Zeiten der Freistellung (brutto, ohne Arbeitgeberbeiträge zur
Sozialversicherung).
Eine Rückzahlungsklausel ist nur dann angemessen, wenn die Fortbildung Ihrem Mitarbeiter einen konkreten Vorteil bringt, der vom Arbeitsplatz unabhängig ist (also seinen „Marktwert“ erhöht). Dieser Vorteil muss zur Bindungsdauer in einem angemessenen Verhältnis stehen. Ein Vorteil ist regelmäßig gegeben, wenn die Fortbildung dem Mitarbeiter innerhalb oder außerhalb des Betriebes Aufstiegschancen eröffnet. Dies ist immer dann der Fall, wenn die Fortbildung mit einem anerkannten Zertifikat abschließt. Wenn die Fortbildung hingegen nur bereits vorhandene Kenntnisse auffrischt oder vertieft, können die aufgewendeten Kosten nicht abgesichert werden. Diese Ausnahme trifft auf die verbreiteten ein- oder mehrtägigen Seminare zu, die keinen Abschluss vermitteln. Dies gilt auch dann, wenn die erreichte Qualifikation ausschließlich in Ihrem Unternehmen verwendet werden kann.
Die Bindungsdauer soll einen angemessenen Verbleib des Mitarbeiters im Unternehmen sicherstellen. Sie darf aber nicht zu lang sein, um die grundgesetzlich geschützte Berufswahlfreiheit des Mitarbeiters nicht unzulässig einzuschränken. Aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts lassen sich grobe Richtlinien für die Dauer ableiten. Bitte beachten Sie, dass die genannten Fortbildungszeiten sich auf eine bezahlte Freistellung von der Arbeit beziehen. Wenn die Fortbildung außerhalb der Arbeitszeit stattfindet, haben Sie gegebenenfalls die Gesamtkosten für den Lehrgang zum Monatsgehalt ins Verhältnis zu setzen und daraus dann die Bindungsdauer abzuleiten. Besondere Umstände des Einzelfalls können eine kürzere oder längere Bindungsdauer erlauben. Die gängige zulässige Bindungsdauer nach der Rechtsprechung beträgt:
- Fortbildung bis zu einem Monat: Bindung bis zu sechs Monaten,
- Fortbildung von einem bis zwei Monaten: Bindung bis zu zwölf Monaten,
- Fortbildung von drei bis vier Monaten: Bindung maximal 24 Monate,
- Fortbildung von sechs Monaten bis einem Jahr: Bindung maximal drei Jahre,
- Fortbildung von mehr als zwei Jahren: Bindung bis maximal fünf Jahre.
Vereinbaren Sie eine zu lange Bindungsdauer, werden die Gerichte die Vereinbarung gegebenenfalls komplett für ungültig erklären. Eine Kürzung der Bindungsdauer auf ein noch zulässiges Maß wird nicht vorgenommen. Dies ist die Folge der Arbeitsgerichts-Rechtsprechung: Klauseln sind entweder wirksam oder unwirksam.
Die Rückzahlung kann nur durch Gründe ausgelöst werden, auf die Ihr Mitarbeiter Einfluss hat, die also in seinem Verantwortungs- und Risikobereich liegen. Wenn Ihr Mitarbeiter selbst kündigt oder die Kündigung durch vertragswidriges Verhalten verursacht, muss er zahlen. Wenn Sie ihm aus betriebs- oder personenbedingten Gründen kündigen, haftet der Mitarbeiter nicht.
Sinnvoll und nach der Rechtsprechung bislang nicht beanstandet worden ist eine Quotelung der Gesamtkosten auf Monatsbeträge. Der Mitarbeiter kann sich dann leicht ausrechnen, wie viel ihn eine vorzeitige Kündigung kosten würde. Damit ist dem Transparenzgebot Genüge getan.
Praxistipp:
Schließen Sie bereits vor Beginn der Qualifizierungsmaßnahme eine wirksame Fortbildungsvereinbarung ab, in der die Rechte und Pflichten der Beteiligten schriftlich fixiert werden. Beachten Sie, dass auch Tarifverträge Formvorschriften vorsehen können.
Betriebliche Weiterbildung
Ihre Absicherung – die Rückzahlungsvereinbarung
Damit Ihr Mitarbeiter mit den frisch erworbenen Kenntnissen nicht direkt zur Konkurrenz wechselt, können Sie ihn für eine bestimmte Zeit an Ihr Unternehmen binden. Kündigt er vor Ablauf der Bindungsdauer, hat er Ihnen dann die Kosten seiner Qualifizierungsmaßnahme ganz oder teilweise zu erstatten.