Änderungen im ELSTAM-Verfahren
Arbeitgeber sind mit Ausnahme von Härtefällen verpflichtet, ihre Arbeitnehmer zu Beginn des Arbeitsverhältnisses bei der Finanzverwaltung (FV) anzumelden und zugleich die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abzurufen. Nach dem Abruf sind die ELStAM in das Lohnkonto des Arbeitnehmers zu übernehmen und anzuwenden. Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 8. November 2018 die aktuellen Grundsätze bekannt gegeben. Wir stellen einige Brennpunkte vor.
Falsche Meldedaten
Wenn die FV dem Arbeitgeber unzutreffende ELStAM bereitstellt, beruht dies oftmals darauf, dass die Meldebehörde falsche Meldedaten an die FV übermittelt hat. In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer bei der Meldebehörde eine Berichtigung der falschen Daten beantragen. Die Berichtigung kann aber nicht immer zeitnah erfolgen. Allerdings: Für den Arbeitgeber besteht die Möglichkeit, für die Dauer von drei Monaten zunächst den Lohnsteuerabzug nach den bisherigen ELStAM durchzuführen.
Falschanmeldung als Haupt- oder Nebenarbeitgeber
Meldet sich ein zweiter Arbeitgeber unzutreffend als erster Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) in der ELStAM-Datenbank an, wird der bisherige Hauptarbeitgeber automatisch zum Nebenarbeitgeber und erhält mit der nächsten Änderungsliste die Steuerklasse VI zum Abruf. Um dies zu korrigieren, muss der tatsächliche Hauptarbeitgeber
- zunächst den Mitarbeiter unter Berücksichtigung des neu mitgeteilten Referenzdatums rückwirkend als (vermeintlicher) Nebenarbeitgeber aus der ELStAM-Datenbank abmelden und
- frühestens einen Tag später eine erneute Anmeldung als Hauptarbeitgeber mit dem Referenzdatum des der Abmeldung folgenden Tages vornehmen.
Komplizierter wird es nach Ablauf der sog. „Sechs-Wochen- Frist“. Dann muss sich zunächst der aktuelle Nebenarbeitgeber, der sich unzutreffend als Hauptarbeitgeber angemeldet hat, bei der FV ab- und korrekt als Nebenarbeitgeber wieder anmelden. Erst danach ist eine Neuanmeldung des tatsächlichen Hauptarbeitgebers mit Rückwirkung möglich.
Beispiel
Sachverhalt:
Peter Müller beendet seinen Job beim ersten Arbeitgeber A zum 31. Dezember 2019 und beginnt ein neues Hauptarbeitsverhältnis bei Arbeitgeber B zum 1. Januar 2020 (ebenfalls Steuerklasse I). Arbeitgeber A zahlt am 15. Januar 2020 noch Arbeitslohn aus dem früheren Arbeitsverhältnis aus (Nachzahlung für Dezember 2019). Es handelt sich um laufenden Lohn, denn die Zahlung erfolgt für Lohnzahlungszeiträume des abgelaufenen Jahres und fließt dem Arbeitnehmer innerhalb der ersten drei Wochen des Folgejahres zu. Die Nachzahlung ist dem Dezember 2019 zuzurechnen.
Beurteilung:
Eine erneute Anmeldung ist nicht erforderlich; Abwandlung: Die Nachzahlung erfolgt erst am 15. Februar 2020. Da die Nachzahlung außerhalb der Drei-Wochen-Frist geleistet wird, liegt ein sonstiger Bezug vor, der nach Steuerklasse VI zu besteuern ist. Dafür hat Arbeitgeber A den früheren Arbeitnehmer Müller erneut im ELStAM-Verfahren anzumelden.
Lohnnachzahlung bei Arbeitgeberwechsel
Zahlt der Arbeitgeber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch laufenden Lohn, sind der Besteuerung die ELStAM zum Ende des Lohnzahlungszeitraums zugrunde zu legen, für den die Nachzahlung erfolgt. Eine erneute Anmeldung bei der FV ist nicht erforderlich. Bei sonstigen Bezügen sind dagegen die ELStAM zum Ende des Kalendermonats des Zuflusses des sonstigen Bezugs maßgebend. Der Arbeitgeber muss daher den betroffenen Mitarbeiter erneut bei der FV anmelden.
Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer
Für beschränkt Steuerpflichtige ist das ELStAM-Verfahren noch nicht eröffnet. Im Inland nicht meldepflichtige Personen erhalten ihre Identifikationsnummer nicht durch die Meldebehörden. In diesen Fällen hat das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers derzeit (noch) auf Antrag eine Papierbescheinigung für den Lohnsteuerabzug auszustellen. Der Antrag ist grundsätzlich vom Mitarbeiter zu stellen.
Die Bescheinigung der Steuerklasse I kann jedoch auch der Arbeitgeber beantragen, wenn er den Antrag im Namen des Betroffenen stellt. Weitere Lohnsteuerabzugsmerkmale, z. B. die Zahl der Kinderfreibeträge oder ein anderer Freibetrag, können nur auf Antrag des Arbeitnehmers gebildet werden. Der Arbeitgeber hat
- die in der jahresbezogenen Bescheinigung ausgewiesenen Lohnsteuerabzugsmerkmale in das Lohnkonto zu übernehmen,
- die Bescheinigung als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen und während des Arbeitsverhältnisses, längstens bis zum Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, aufzubewahren und
- bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres dem Betroffenen die Bescheinigung auszuhändigen.
Verlust der ELStAM-Daten
Sind die ELStAM-Daten für sämtliche seiner Arbeitnehmer verloren gegangen, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, die aktuellen Daten bei der FV anzufordern. Diese Option ist für den Sonderfall vorgesehen, dass bei einem Arbeitgeber aufgrund technischer Probleme die abgerufenen und gespeicherten Daten dauerhaft nicht mehr elektronisch verfügbar und wiederherstellbar sind. Die Liste wird dem Arbeitgeber auf formlosen Antrag elektronisch von seinem Betriebsstättenfinanzamt zur Verfügung gestellt.